Ciclo di vita nell'organizzazione degli eventi

L’organizzazione di eventi è l’attuazione dei criteri di gestione di progetti che ha lo scopo di creare e sviluppare eventi, definibili come accadimenti circoscritti nel tempo nel quale concorrono diversi attori, al fine di porre in essere azioni di comunicazione che siano di interesse per un determinato gruppo di persone.

 
Per una corretta organizzazione di eventi bisogna per prima cosa fare un’analisi dei bisogni;  le informazioni basilari da sapere sono: quando si terrà un evento, quanto tempo durerà, il luogo, chi parteciperà, le problematiche del gruppo, gli obbiettivi e le aspettative. L’organizzazione di eventi ha un suo ciclo di vita, le fasi più importanti sono:
 
-       l’ideazione dell’evento: fase in cui viene sviluppato nei suoi contenuti, nell’idea progetto, nelle linee generali, nelle caratteristiche, nelle funzioni e negli obbiettivi che deve assolvere;
 
-       l’attivazione, in cui viene valutata la fattibilità reale dell’evento, rispetto alle possibilità e alle disponibilità esistenti.
 
-       la pianificazione, fase delicata e strategica, infatti sulla base di una precisa raccolta di informazioni, si passa alla programmazione dell’ evento, identificando le attività e nel dettaglio le azioni da intraprendere, i tempi di preparazione in cui esse devono essere assolte, le risorse da reperire, con particolare attenzione agli aspetti economico-finanziari.
 
-       l’attuazione dove il progetto viene materialmente eseguito, seguendo le scelte e le indicazioni stabilite nella fase precedente.
 
-       il completamento; questa fase potrebbe essere compresa in quella precedente, ha al contrario una autonomia per l’effettuazione di tutte le attività amministrative, connesse alla liquidazione dei finanziamenti pubblici e privati, i quali generalmente sono assegnati a monte del progetto ma erogati materialmente in toto o a saldo di tranches una volta esso portato a termine.
 
Infine l’ultima fase dell’organizzazione di eventi è la valutazione, che prevede un’analisi del lavoro svolto ed una verifica dei risultati al fine di accertare il raggiungimento degli obbiettivi previsti, ma anche determinare il valore prodotto per quei soggetti partner con cui si vuole capitalizzare il rapporto nel tempo.