Organizzazione di eventi: dall'ideazione alla realizzazione finale

La parte di organizzazione eventi nello sviluppo di un progetto di team building è uno delle attività più impegnative come tempo e risorse. Comprensibilmente è anche una delle attività fondamentali per la buona riuscita dell’evento, se non la più importante: se non ha alle spalle la giusta preparazione e organizzazione anche la miglior figura aziendale può trovarsi in difficoltà.

I responsabili dell’organizzazione di eventi, hanno un alto numero di variabili da tenere sotto controllo  in modo che tutto il materiale e le persone necessarie allo svolgimento stesso delle attività siano presenti, preparate e disponibili. Devono però anche garantire un livello di confort ottimale allo staff ed ai partecipanti, perché questo sicuramente contribuisce a facilitare o disturbare, se non adeguatamente studiato, il coinvolgimento e l’interazione tra le persone.

La prima cosa che deve fare il responsabile dell'organizzazione di eventi  è ascoltare il cliente ed interpretare le sue richieste: quali sono le sue esigenze, qual è la tipologia di evento che ha intenzione di provare, quali sono i sui fini ultimi a livello di ripercussioni e impatto sull’azienda.

Gli obiettivi del cliente possono essere anche molto ambiziosi come possono avere diversi gradi di specificità: dall’aggregazione, coesione e conoscenza reciproca si può passare allo spirito di squadra e al senso di appartenenza.

Alla specifica degli obiettivi deve seguire una proposta coerente che aderisca agli obiettivi concordati e alle esigenze emerse dall’analisi iniziale.

Ci sono inoltre numerosi fattori relativi alle caratteristiche dei partecipanti: sesso, età, grado di conoscenza tra le persone, differenze funzionali e ruolo in azienda. Nell’ organizzazione di un evento è impensabile proporre attività fisicamente molto impegnative a persone non più giovanissime mentre al contrario è invece molto importante, organizzare attività energizzanti per gruppi giovani e dinamici.

L’organizzazione dell’evento dipende anche dal fatto che i partecipanti o l’azienda abbiano già fatto esperienze simili. È necessario scegliere l’evento più adatto ed adattarlo in base alle esperienze pregresse. Altrimenti il rischio è che venga ridotto l’interesse verso l’attività proposta e, di conseguenza, che le emozioni che il team building dovrebbe scatenare non siano sufficientemente forti.

Una volta concordate le attività che si andranno a svolgere, l’organizzazione vera e propria dell’evento ha inizio: bisogna infatti trovare una location adatta, le risorse umane di cui avremo bisogno, con un’attenzione continua a tempi e costi.

Un ruolo strategico nell’organizzazione di eventi è sicuramente svolto dalla location utilizzata: la distanza, come la raggiungibilità del posto incidono sui tempi dell’evento e sui costi relativi agli spostamenti. Inoltre, geograficamente e a livello di paesaggi, deve adattarsi alle richieste del cliente e alle attività in programma. Affinché l’organizzazione dell’evento sia ottimale, inoltre, la location deve offrire il maggior confort possibile come servizio, spazi a disposizione, sistemazione logistica degli spazi e compatibilità con le attività che andranno svolte.

Altra attività cruciale che fa parte dell’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI è quella di reperire le risorse umane necessarie alle attività che si andranno a svolgere che dovranno essere le più adatte in relazione alla tipologia di evento svolta: personale esperto e preparato può fare la differenza perché il rischio di fallimento è ridotto e le situazioni critiche saranno gestite più probabilmente con tranquillità e prontezza di riflessi.
Parte integrante della sezione organizzazione di eventi è anche la preparazione dei materiali: avere a disposizione tutto il materiale di cui si avrà bisogno è fondamentale, bisogna preventivare possibili variazioni nelle attività, nel numero di partecipanti, nelle esigenze durante lo svolgimento dell’evento.

L’organizzazione dell’ evento dovrà fornire di dinamismo, impegno fisico e mentale, ritmo, coinvolgimento ed impatto emotivo, divertimento e spensieratezza nelle giuste dosi incorniciate dal format più adatto alle esigenze e alle caratteristiche delle persone coinvolte.