Organizzazione di eventi di successo

Considerazioni iniziali

Innanzitutto considera come vuoi che il tuo evento sia visto.

Pensa a: Che tipo di evento vuoi fare? Chi parteciperà? Qual è il motivo del festeggiamento? Cosa speri di raggiungere? Hai degli obiettivi specifici o ti aspetti determinati risultati? Ricordati che il tuo evento deve generare buon umore, divertimento ed entusiasmo per la tua azienda. Devi usarlo per  rafforzare le relazioni tra i dipendenti e/o i tuoi clienti.

Organizzazione di eventi
Una volta che hai definito i parametri di base, sei pronto per procedere alla programmazione.
  • Fai una lista – crea una lista per definire una guida passo per passo per l’organizzazione e realizzazione degli eventi
 
  • Sviluppa un budget – questo ti darà un piano finanziario dell’evento. Il budget dovrebbe essere specifico, e includere opportunità di entrate (sponsor, vendita biglietti, donazioni ecc) ma anche spese come stampe, permessi, assicurazioni, speaker, cibo e sicurezza. Registra e prendi nota di tutte le entrate e le spese. Prevedi anche l’inaspettato, ad esmpio le spese extra che saranno in questo modo pianificate già dal principio, aiutati con la creazione di un centro costi.
 
  • Il luogo – nell'organizzazione dei tuoi eventi la location e il sito dove il tuo evento avrà luogo sono due fattori critici per il successo. Selezionare un sito è più che chiedere la disponibilità delle camere. Ci sono diversi fattori da considerare inclusa la capacità dell’albergo per numero di stanze, se organizzerai un evento in/outdoor, se hai bisogno di attrezzature particolari, scale/ascensori, se ti servirà un podio, un palco o dell’altro materiale speciale e quanti tavoli e sedie saranno necessarie per gli ospiti.
 
  • Predisporre un food & beverage sufficiente – che tipo di cibo vuoi? Pranzo? Snack? Cena? Buffet? Seduti? Che tipi di drink saranno disponibili? Saranno serviti in lattina, bicchieri da punch o in altri modi? Se hai intenzione di servire alcool assicurati che ci siano abbastanza guidatori disponibili per accompagnare le persone che potrebbero non essere in grado di guidare fino a casa.
 
  • Pianifica la pubblicità – Una grande pubblicità e una buona azione di marketing sono le chiavi per un evento di successo. Ci sono molti metodi differenti che puoi usare per far parlare del tuo evento. Decidi il target che vuoi che partecipi e quindi imposta in base ad esso la tua campagna di promozione. Considera anche un tipo di comunicazione supplementare poco costosa come flyer, volantinaggio, messaggi mail e passaparola.
 
  • Trova il miglior intrattenimento – considera gli obiettivi che hai e cosa vuoi ottenere da questo evento. Seleziona l'attività più coinvolgente o meno a seconda del pubblico che hai di fronte. Scegli qualcosa di diverso, unico che sappia lasciare traccia. Affidati ad un professionista per la consulenza.

 

  • Preoccupati del parcheggio – se ti aspetti un gran numero di partecipanti assicurati che ci sia un ampio parcheggio. Il parcheggio che scegli deve essere facilmente accessibile dalla location dell’evento. Se ci sono dei camion che devono fare consegne, catering o delle attrezzature particolari che devono essere portate all’evento, devi comunicare a tutti quale è il miglior posto per scaricare.
 
  • Valuta l’evento – uno degli elementi maggiormente ignorati ma molto importante nei progetti di pianificazione è la valutazione. Se vuoi determinare quanto successo riscuoterà il tuo evento devi raccogliere dei feedback da parte dei partecipanti. Crea una scheda di valutazione da dare alla fine dell’evento. Per incoraggiare le risposte la tua scheda per il feedback dovrebbe essere anonima e corta.
 
  • Fai delle riflessioni – una volta che il tuo evento è finito, prendi del tempo per riflettere su di esso. Considera anche l’intero processo di programmazione e i feedback raccolti. Riflettere ti aiuterà a migliorare l'organizzazione dei tuoi eventi.
Non è importante il tipo di evento che stai progettando, assicurati però che sia ricco di significati e che celebri la tua società in un modo positivo. Questo renderà il tuo evento un vero successo!