Preparare un evento

La base della costruzione dell’evento richiede molte decisioni su svariate questioni quali ad esempio la location scelta, il catering selezionato, l'intrattenimento e così via.

Pianificare il proprio evento, realizzarlo da soli e sperare che sia di successo è stremante, perché si ha bisogno di molto tempo ed esperienza per avere successo.

In un team di organizzazione di eventi è importante, innanzitutto, essere molto chiari su chi ha il potere e l’autorità. Bisogna focalizzarsi e sapere gestire tutto e cercare di vedere il grande obiettivo finale, il proprio evento.

Tutti devono sapere chi comanda nel momento in cui deve essere presa una decisione. Un event manager non può fare tutto, ha bisogno di aiuto da parte di tutta la squadra (dei collaboratori) per questo è importante trovare un buono staff che sappia lavorare anche in modo autonomo. Il team di un’organizzazione di eventi deve avere queste caratteristiche: deve essere affidabile, sempre puntale, moderato e focalizzato all’obiettivo che gli viene dato. Deve essere leale, capire il proprio ruolo all’interno della squadra e nei confronti del capo e deve condividere le sue decisioni. Devono essere parsimoniosi e rispettare la pianificazione dell’evento. Lo staff deve essere diplomatico, competente e di mentalità aperta.

Alla fine di ogni evento, è importante fare una valutazione di tutto ciò che è andato bene e di quello che è andato male. Questo servirà ad individuare gli errori da correggere e sarà di lezione per gli eventi successivi. Per ogni aspetto negativo ci saranno dieci cose positive.